社内メールでのマナーの重要性は？
社内メールはビジネスメールと異なるマナーがある
社内メールは、ビジネスメールと異なるマナーがあります。社外の人に送るメールとは少し違う書き方があるのです。たとえ社内の人といっても、上司や先輩、役職のある方まで大多数の人に読んでもらう場合もあるので、正しいマナーを身につけておくことが大切です。
社内メールはお手すきのときに見てもらえる便利なツール
社内メールはお手すきのときに見てもらえる便利なツールです。同じ部署内の人はもちろん、遠方の部署にいる人まで一気に何十人もの方に送信することができるので、情報伝達や情報共有にとても便利です。社内メールと社外メールでは、書き方が異なりますので、次のパートから詳しくみていきましょう。
【基本編】知っておくべき正しい社内メールのマナー8選！
知っておくべき正しい社内メールのマナー①件名は内容がわかるように書く
知っておくべき正しい社内メールのマナーの1つ目は、「件名は内容がわかるように書く」ことです。ビジネスメールの基本ともいえますが、件名にはそのメールの内容がわかるよう、要点をズバリ書きます。丁寧に相手に伝えたくなる気持ちもわかりますが、社内メールにおいては業務効率化も大切な仕事の一つです。
「5月1日のMTG資料」「新年会のご案内」などパッとみてわかりやすい内容にしましょう。わかりづらい件名をつけると、毎日たくさん受信するメールの中で埋もれてしまい、みられずにスルーされてしまうという場合も考えられます。
知っておくべき正しい社内メールのマナー②件名はカッコ書きで工夫する
知っておくべき正しい社内メールのマナーの2つ目は、「件名はカッコ書きで工夫する」ことです。たとえば相手にすぐに読んでほしい内容であれば、「【緊急】〇〇社からクレーム」などと冒頭に【緊急】をつけることで、すぐに対応してほしい内容だということが伝わりやすくなります。
「【要返信1月20日〆切】社内レクリエーションのアンケート」と冒頭に【要返信1月20日〆切】とつけると、1月20日までに返信しなければいけないメールだということが、メールの内容を見なくても伝わりますね。なるべく件名を明確に具体的に書くことで、送る相手へ情報共有するスピードも理解度も高まります。
知っておくべき正しい社内メールのマナー③宛先は役職の上位順
知っておくべき正しい社内メールのマナーの3つ目は、「宛先は役職の上位順」にするということです。役職の上の方から、部長→次長→課長→係長→主任→一般社員となりますので、役職の上の方から書くように気をつけましょう。
知っておくべき正しい社内メールのマナー④宛名は会社文化に従う
知っておくべき正しい社内メールのマナーの4つ目は、「宛名は会社文化に従う」ことです。ビジネスメールでは、「鈴木様」と「様」をつけて書き出すことがほとんどかと思いますが、社内メールでは基本的には「様」をつけません。
しかし、会社文化によっては「様」をつけて送るのが通例となっている会社もありますので、会社の文化に従って書くとよいでしょう。ほかの方から送られてきた社内メールで確認したり、周りの先輩に聞いて確認するとすぐにわかるはずです。
知っておくべき正しい社内メールのマナー⑤役職者には役職名で送る
知っておくべき正しい社内メールのマナーの5つ目は、「役職者には役職名で送る」ことです。④でご紹介したような「様」文化がない会社では、基本的に社内メールでは、役職のある方へのメールは「〇〇部 〇〇部長」と役職をつけて送ります。
知っておくべき正しい社内メールのマナー⑥役職がない上司や先輩は「さん」
知っておくべき正しい社内メールのマナーの6つ目は、「役職がない上司や先輩は「さん」」で送るということです。最近では役職をつけずに、全員「さん」で送る会社もありますので、こちらも周りの先輩から様子を聞いて合わせるとよいでしょう。
また、交流がない社員に対していきなり「さん」で送るのに抵抗があるという人は「様」で送る場合もありますので、その時の状況に合わせて選択するのがよいでしょう。部署全体や、特定のチームに送りたい場合には「営業部各位」「〇〇チームのみなさま」など送る相手をわかりやすいようにした宛名をつけることもあります。
知っておくべき正しい社内メールのマナー⑦基本的に本文は簡潔にする
知っておくべき正しい社内メールのマナーの7つ目は、「基本的に本文は簡潔にする」ことです。メールを読む時間も、相手の仕事の時間を削らせてしまっていることにつながりますので、せっかくのメールも悪い印象を与えかねません。社内メールは簡潔に、要点を絞って伝えるようにします。
長くなりそうな場合や、メールでは伝わりにくそうな場合には、朝礼で説明の時間を設けたり、会ってミーティングする時間をもらったりと、別のアプローチの仕方を考えましょう。
知っておくべき正しい社内メールのマナー⑧本文は基本的に敬語を使う
知っておくべき正しい社内メールのマナーの8つ目は、「本文は基本的に敬語を使う」ことです。いくら仲が良い上司や、後輩に送るメールだったとしても、社内メールはビジネスメールになりますので、敬語を使うようにしましょう。ただし丁寧すぎる必要はありませんので、簡潔にシンプルな文章を心がけて書くようにします。
【応用編】知ってるとかっこいい正しい社内のマナー5選！
知ってるとかっこいい正しい社内のマナー①書き出しをシンプルにする
知ってるとかっこいい正しい社内のマナーの1つ目は、「書き出しをシンプルにする」ことです。社内メールでは「お疲れさまです。〇〇部の〇〇です。来週のミーティングの件ですが」と挨拶・名前・用件と書き進めるのが基本です。季節の挨拶や、ご機嫌を伺うような内容は、文が長くなり相手の負担になるのでやめましょう。
会社によっては「お疲れさまです」すら不要とされている会社もありますので、会社の文化に合わせてルールを覚えておくと良いでしょう。書き出しはシンプルに、すぐに本題に入ることで、相手への負担を減らすことができます。
知ってるとかっこいい正しい社内のマナー②依頼メールは内容を具体的に示す
知ってるとかっこいい正しい社内のマナーの2つ目は、「依頼メールは内容を具体的に示す」です。社内メールで何かを依頼したいときには、依頼内容を具体的に示し、読み手が快諾してもらえるように心がけます。たとえば「お疲れさまです。デスクの上に資料を置いておきましたので、お目通しの上、押印いただけると幸いです。
1月20日までにお願いできますでしょうか。よろしくお願いいたします。」と送ります。依頼するときは「してください」よりも、「お願いできますでしょうか」「可能でしょうか」と疑問形にすると、柔らかい印象になりますよ。
知ってるとかっこいい正しい社内のマナー③報告メールは結論から書く
知ってるとかっこいい正しい社内のマナーの3つ目は、「報告メールは結論から書く」ことです。報告メールは、状況報告や進捗状況などを報告するためのもので、数多く社内メールを送ることになるでしょう。ダラダラと長文で説明するのではなく、結論から先に書き、その後状況や意見を加えると伝わりやすい文章になります。
「お疲れさまです。ご指示の資料を準備しましたので添付してお送りします。各所への確認も取れましたので、部長のOKがいただければ納品することができます。よろしくお願いします。」とシンプルに伝えることを意識しましょう。
知ってるとかっこいい正しい社内のマナー④お知らせメールは情報を整理する
知ってるとかっこいい正しい社内のマナーの4つ目は、「お知らせメールは情報を整理する」です。新年会や忘年会などのお知らせにも社内メールは使われます。ここで大切なのは内容を整理して、パッと見て理解してもらえるように見やすさも重視することです。日時、場所、会費などを項目に分けて記述するとよいでしょう。
出席確認を取りたいときには、「【要返信】新年会のお知らせと出欠確認」と【要返信】をつけておくとわかりやすいでしょう。業務の妨げや、読み手に負担にならないように、最大限配慮して送るようにするのが正しいマナーです。
知ってるとかっこいい正しい社内のマナー⑤締めの書き方は挨拶を入れる
知ってるとかっこいい正しい社内のマナーの5つ目は、「締めの書き方は挨拶を入れる」ことです。いくらシンプルな文章を心がけたとしても、最後の挨拶がないとぶっきらぼうな印象を与えかねません。不快な印象を与えず、気持ちよく読んでもらうためにも締めの挨拶はきちんと入れましょう。
「よろしくお願いいたします」「お手数をおかけしますが、ご確認お願いいたします」「ご不明な点がありましたら、お尋ねください」「ご返信は無用です」「ご返事お待ちしております」「取り急ぎ、ご報告まで」などの締めの挨拶が一般的です。なんども重複しないように、同じ言葉は使わないようにするのもポイントです。
意外とやりがち！悪い社内のマナー例3選！
意外とやりがちな悪い社内のマナー①丁寧すぎる言い回しをする
意外とやりがちな悪い社内のマナーの1つ目は、「丁寧すぎる言い回しをする」ことです。役職が上の上司の方や、あまりコミュニケーションをとったことがない社内の方に連絡をするのは、とても勇気がいることでもあります。
特に依頼のメールは緊張してしまうこともありますが、丁寧すぎる言い回しは悪いマナーになりますので注意しましょう。ビジネスメールではよしとされる「ご確認いただけますようどうぞよろしくお願いいたします」は、社内メールだとくどい印象がありますので、「ご確認お願いします」だけでも大丈夫です。
意外とやりがちな悪い社内のマナー②本文が長すぎる
意外とやりがちな悪い社内のマナーの2つ目は、「本文が長すぎる」ことです。丁寧な文章は長くなることが多いので、読んでもらうのにも相手の仕事の時間を奪っていることを意識して、シンプルな文章作成を行いましょう。ビジネスメールでは、結論から書き、原因や理由→意見や行動の順番にかくとシンプルに仕上がります。
どうしても長文になってしまった場合には、箇条書きにしたり、丁寧すぎる言い回しを書き換えたりするだけで、本文は短く伝わりやすくなります。30〜40字程度で改行するなど、見やすさも意識すると読みやすさはアップします。
意外とやりがちな悪い社内のマナー③フランクな言葉遣いをする
意外とやりがちな悪い社内のマナーの3つ目は、「フランクな言葉遣いをする」ことです。社内メールをする相手は、気心知れた社員同士の場合が多いため、どうてしてもフランクな言葉使いをしてしまうこともあります。しかし、ビジネスメールであることを忘れてはいけないので、これは悪いマナーとなります。
特に上司の方への配慮は必要となりますので、親しい間柄だったとしても正しい基本マナーを守るように注意しましょう。会社によっては本社で、社内で送られているメールを確認することができるようになっていますので、どんな場所にさらされても問題ないメールのやり取りをするのが、社内メールのマナーです。
社内メールの正しいマナーを身につけた大人になろう！
社内メールの基本マナーは、ビジネスメールの中でも社外メールとは少し異なるルールがあります。ポイントさえおさえてしまえば、よりシンプルに、伝わるメールを考えれば良いだけなので、いつも通りの手順で送ることができるでしょう。社内メールを自由自在に操って、社内での仕事効率化に役立ててくださいね！
ビジネスの場面では、日常生活では使わない言葉を耳にすることも多いでしょう。そこでこちらの記事もぜひ参考にしてみてくださいね。
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