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仕事が終わらない原因は?

仕事が終わらない原因①人は未来のことを必要以上に楽観視してしまう

なんとかなるさ

人は自分のことに関しては、未来のことを楽観的に考えることがわかっています。たとえば「大学のレポートを何日で終わらせられるか?」、予想してもらい、実際にはその予想よりも倍くらい時間がかかった、という報告があります。

別の報告では、「今だったらこの仕事を何時間で終わらせられそう?」と聞いた場合と「明日だったらこの仕事を何時間で終わらせられそう?」と聞いた場合で比較すると後者の方が短時間で終わらせられると答えるそうです。

まるで明日の自分と今の自分を別人に考えて、すべて別人の明日の自分に丸投げしてるようです。やはり未来の自分に任せるのではなく、今の自分から取り掛かるべきでしょう。

仕事が終わらない原因②締め切りが迫ってからとりかかるので間に合わない

時間気にしていらいら

いわゆるデッドライン効果です。締め切りが近くなると、ドーパミンが過剰分泌されてフルスロットルの状態になります。この覚醒を頼りにしてラストスパートの追い込みをかける人が多いです。

しかしこの習慣を繰り返していると、だんだんドーパミン中毒になってしまって、締め切り直前にならないと仕事を始められなくなってしまいます。普段から「もっとはやくに始めていれば良い仕事ができた」と思っている人は要注意です。

やってみれば嫌だと思っていた仕事にも熱中できたはずです。だからこそ、「この仕事に早くとりかかれば出世できる」と日頃から自分に言い聞かせましょう。

仕事が終わらない原因③不安が先行してしまって仕事が手につかなくなる

考える前に動けよ!

人は不安が先行すると、行動できなくなってしまいます。不安な状態になると、複数のことが頭をよぎります。「あれもやらなくちゃいけない、これもやらなくちゃいけない」といった感じです。不安な状態になるとさばけないのです。

また、不安になるとネガティブ思考が活性化されてしまい、名案が思い浮かばなくなります。基本的に失敗や駄目なイメージばかりが先行するため、行動できなくなります。終わらない、間に合わないと思ってしまうのも不安が生み出す幻想です。

仕事の納期や締め切りが迫ってくると、このように何も手につかない状態になる時間が圧倒的に増えます。そのため、本当に仕事が終わらない、期日に間に合わない、ということになります。不安は仕事の大敵ということです。

仕事が終わらない原因④仕事をいつも辛いものにしているからやる気が出ない

不必要に追い込む

課題の提出が納期に遅れてしまう、仕事が締め切りまでに終わらない、間に合わない人はいつも先延ばしにして仕事を辛いものにしています。これでは当然仕事が嫌なものになってしまいます。「仕事=辛い」が脳内で定着してしまうと、ますます先延ばし癖がついてしまい、終わらない仕事に溺れるようになります。

あなたはもともと、やりたいことがあるから今の仕事を選んだはずです。だから先延ばしにしないで普通にしていれば、楽しく行えるはずです。先延ばしにして間に合わない状況をつくってしまうから嫌だしやる気が出ないだけです。不必要に追い込まないようにしたいものです。

仕事が終わらない原因⑤余計な用事を入れてしまうから終わらない

誘惑に負ける

納期や締め切りが近いときにも関わらず、遊びや飲みの誘いをかける人はどこにもいます。それが会社の上司だったら断りづらいかもしれません。ここは素直に今は仕事が大変なので、と断りましょう。仕事が終わらないほうが深刻になるはずです。

また不安に苛まれているときほど、自制心が弱っているため、人は誘惑に弱くなります。不安なときほど寄り道はしないように心掛けましょう。金曜日の夜に直帰する人は出世するという話もよく聞きます。

仕事が終わらない人が改善すべき点は?

改善すべき点①精神的に辛いときこそ人助けをする

自分の心を救う

これは不安で仕事が手に付かない人は絶対にやるべきことです。人助けをすることで、承認欲求が満たされて不安が解消されるからです。もし仕事仲間や上司の手助けをしてそのうえで「大変だと思うけど仕事頑張れよ!」と言われたら最高ですよね?

あなたが他人を助けることによって、あなたの心が助けられるということです。これを「ヘルパーズハイ」と言います。不安は時間泥棒です。この時間泥棒を早々に排除すればするほど、時間をつくることができます。

改善すべき点②納期が指定できるなら自分の予想より期間を長く設定する

客観的かつ計画的に!

自分の締め切りや納期については楽観的に考えてしまうのは、前述のとおりです。結果、さばけないで苦しくなります。そのため、もし締め切りや納期を自分で決められるのならば、「予想日数×1.5」くらいで打診しても良いでしょう。

もっと確実な方法は、仕事の同僚に「私ならこの仕事を何日で終わらせられるかな?」と聞くことです。実は他人の予想は実際の場合と近い結果を得られることがわかっています。これが主観と客観の違いです。もし他人の予想のほうが納期や締め切りがゆるいと感じるのならば、そちらを当てにしてみましょう。

改善すべき点③帰れない状況をつくらない

夜までに終わらせよう!

仕事の締め切りや納期が近い時期になると、遅くまで残業して終電ギリギリで帰る人も多いでしょう。しかしこれは生産効率を大幅に落としています。

基本的に人は夜行性の生き物ではないため、深夜は生産効率が悪くなります。仕事疲れの蓄積があれば尚更です。企画書など頭や集中力を使うような仕事は脳が元気な状態のときほどはかどります。

そのため、深夜に行うよりは朝にとりかかったほうが圧倒的に良いでしょう。睡眠のゴールデンタイムまでに家に帰れないような状況だけは避けたいものです。一度で良いので試しに朝活してみてください。よろしければ下記の記事も併せてどうぞ!

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改善すべき点④短い時間で生活を区切る習慣をつけてみる

タイムキーパーを持っておこう!

人間の集中力は15の倍数で区切ることができると言われています。長くて90分、最短で15分です。とりあえず疲れていても15分は集中できるものです。もし仕事が終わらない、間に合わないと悩んでいるなら、最短の15分で区切ってみることをおススメします。

ルールは15分ごとに別の行動をとるようにすることです。とりあえず仕事が中途半端なところであっても、途中で切り上げて別の行動をします。そして次の15分でまた仕事をするというサイクルです。

これのメリットは、選択を迷わないことです。15分でできることなんて、ひとつしかありません。そのためあれもこれもやろうとはしないものです。そのため常に集中状態をつくることができます。

業務量が明らかに自分の許容量を超えている場合の対処法は?

対処法①上司には「相談があるのですが」という文言で相談する

頼み事ではなく相談

許容量を超えているのに、その仕事を普通にやるのはデメリットしかありません。自分も辛いですし、まわりにも迷惑をかけてしまいます。そのため当然仕事のノルマを減らしてもらうか、納期や締め切りの延長を交渉する必要があるでしょう。

そのときに「頼み事があるのですが」と切り出すと、邪険に扱われるでしょう。要求されるようであまり好きません。そのためこの場合は「ちょっと相談があるのですが」と切り込んでみると良いでしょう。

こういう状況でも日頃から人助けをしていると、有利に事を運ぶことができます。いつも助けてもらってるから今回くらいは力になってやろう、と考えてくれる可能性もあります。思いやりや気遣いは人のためではなく、自分のメリットのためになるのです。

対処法②真面目な人ほど頼みごとをすると効果的

頼むは必須のスキル!

普段頼みごとをしない人が頼むと、それほど大変であることが伝わります。真面目な人ほど仕事で頼み事はやりづらいでしょう。しかし人を頼ることにはメリットがあります。

頼み事はすることよりも断るほうがハードルが高く難しいものです。実は承諾率は高いのです。大事な意識として、頼み事とは相手の能力を認めた最高の称賛であることです。つまり褒め言葉とセットで頼むことが大事です。

「君の力を見込んでこれを手伝って欲しいんだけどいいかな?」と。自分の力を発揮したうえで人の助けになるとこれも承認欲求が満たされるため、相手はあなたに好感を持つようになります。人たらしのテクニックとして是非とも頼るスキルも身に付けましょう。具体的な方法はこちらの本から学べますのでよろしければどうぞ!

対処法③進捗状況を報告して遅れてでも仕事を終わらせる意志を表す

仕事への誠意を見せる

上司に交渉してみてもノルマがきついこともあるでしょう。期日までにさばけないことだってあります。しかし、大事な収穫を見落としてはいけません。この時点であなたは上司に仕事の状況を報告しています。

報告なしで通してきて締め切り当日に「無理でした」というよりも状況はよっぽどマシです。無理そうだということは伝えてあるので、この状況で締め切りまでに仕上がらなくてもそれは裏切りにはなりません。無理な仕事を押し付けた上司にも責任が問われます。

あとは頑張るだけです。さばけないからこそ無理な仕事にも果敢に挑戦していることがまわりにも伝わります。ちゃんとやらなかったよりは、頑張ったけど無理だったのほうが良いですよね?

大変な仕事を終わらせるには考える前に動くことが大事!

まずは動いて、それから考える

仕事が終わらない人や期日までに間に合わない人に共通する特徴は、先延ばしにする癖があるところです。くわえて期日が迫ってくると不安が先行して手が止まってしまい、さばけないところにも問題があります。神経質に考え込む人ほど取り掛かりが遅く、さばけないところがあります。

大事なことは仕事をネガティブに考えないこと、何よりも考える前に課題に触れてみることです。そして毎日15分刻みで課題に手を付けていくと良いでしょう。やりやすいところから始めていきます。15分刻みのメリットは必ず中途半端なところでインターバルが入るところです。

「良いところだったのに」というところであえてやめることで、次回は続きを始めやすくなります。これをツァイガルニク効果と言います。仕事が終わらないと思う人はいっぺんに沢山片付けようとしています。負担が無いように少しずつ消化していくことが良い仕事をするうえで大事です。

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