デスクに書類が溜まってしまう理由は？
デスクに書類が溜まってしまう理由①整理整頓ができていない
デスクに書類が溜まってしまう理由1つ目は「整理整頓ができていない」です。書類がデスクに溜まってしまう理由として一番に考えられるのは、そもそも整理整頓していない・できていないからです。しっかり整頓できていれば、書類は溜まってはいかないのです。
人によって仕事が忙しいなどの理由で整理整頓を後回しにすることもあるでしょう。しかし気づいたときに整頓していかなければ、書類は溜まっていく一方です。書類のファイル術や必要な書類の選択など、空いた時間にいできることをコツコツ続けていけば自然と片付いていくでしょう。
デスクに書類が溜まってしまう理由②すぐに片づけないから
デスクに書類が溜まってしまう理由2つ目は「すぐに片づけないから」です。整理整頓もそうですが、書類を出しっぱなしにしているとデスクには書類が溜まっていきます。見やすいから、あとで使うからと出しっぱなしにしていれば当然デスクには書類が溜まっていくだけです。
デスク周りをいつもきれいに保ちたいのであれば、資料はすぐに元の場所に戻し、書類はファイルに入れたり分別したりするくせをつける必要があります。出しっぱなしのくせを直さないといつまで経ってもデスク周りはきれいにならないでしょう。
デスクに書類が溜まってしまう理由③不要な書類まで溜め込んでいる
デスクに書類が溜まってしまう理由3つ目は「不要な書類まで溜め込んでいる」です。デスクに書類が溜まってしまう理由は要らない書類をいつまでも保管していることにもあります。不要と思われる書類は捨てていくことで、デスク周りはすっきりするでしょう。
また不要がそうでないか分からない書類は段階的に分けるなどの工夫が必要です。いつの日か役立つときがくると書類や資料を溜め込んでいても、作業効率が下がって自分の首を絞めるだけですから取捨選択で必要なものだけ保管するくせをつけましょう。
書類整理のコツ7選
書類整理のコツ・方法①資料や書類ごとに仕分けする
書類整理のコツ・方法1つ目は「資料や書類ごとに仕分けする」です。資料は資料、書類は書類と仕分けすることで、何がどれだけあるかが明確に分かるようになります。そしてそれをまた必要順に分別・仕分けすることによって資料や書類が整頓されていきます。
また本などの分厚い資料の間に書類を挟んでいると、書類がくしゃくしゃになるなどのトラブルが起こり、必要なときに残念な形になってしまいます。これを防ぐためにも、資料は資料、書類は書類と仕分けした方がどちらもきれいな状態で保管できるのです。
書類整理のコツ・方法②ファイルにラベルをつける
書類整理のコツ・方法2つ目は「ファイルにラベルをつける」です。資料や書類をファイリングする人もいるでしょう。しかしどのファイルに何の資料・書類が入っているか分からなくなるときってありますよね。
こうしたトラブルを防ぐためにもファイルにはラベルをつけるようにしましょう。ラベルをつけておけばどのファイルにどんな資料・書類が入っているかが一目で分かります。重要順に仕分けたり、ジャンルで仕分けてラベリングしておくと便利ですね。
書類整理のコツ・方法③使う頻度で入れる場所を分ける
書類整理のコツ・方法3つ目は「使う頻度で入れる場所を分ける」です。デスクにはさまざまなアイテムを置いている人もいるでしょう。その中でも書類を仕分けて入れて置けるレターケースを愛用している人は多いです。
しかしレターケースにポンポンと書類を入れているとやがて書類があふれて溜まっていきます。これを避けるためにも、レターケース等を利用する場合には使う頻度で入れる場所を分けてみましょう。上から頻度が高い順・低い順と決めて置けば書類も整理しやすく、また取り出しやすくなります。
書類整理のコツ・方法④要らない書類・資料は捨てる
書類整理のコツ・方法4つ目は「要らない書類・資料は捨てる」です。もう必要でなくなったもの、過去の書類・資料など必要性の感じない書類・資料に至っては捨てるくせをつけましょう。使用する期限が明確ではないものは不要です。
どうしても必要なものであるならきちんとファイルに入れて保管したり、整頓できるはずです。そうでない書類はおざなりな保管になってしまう傾向にあるため、そうした書類・資料はすぐにゴミ箱に入れてデスク周りをきれいに保ちましょう。
書類整理のコツ・方法⑤1日数回整理整頓するくせをつける
書類整理のコツ・方法5つ目は「1日数回整理整頓するくせをつける」です。デスク周りは使っていればおのずと汚れるものです。書類の他にもペンや定規など、さまざまなアイテムを置いている人もいるでしょう。
そうしたアイテムが散乱しないためにも、1日数回の整頓を心がけるようにしましょう。すぐに片づけることはもちろん、元にあった場所に戻せているか習慣づけるのです。1日に数回が無理なら数日に1回は整頓するくせをつけた方が良いでしょう。
書類整理のコツ・方法⑥定期的に必要な重要書類・資料を見直し捨てる
書類整理のコツ・方法6つ目は「定期的に必要な重要書類・資料を見直し捨てる」です。不要な書類はすぐに捨てますが、重要書類は保管しておきますよね。しかし今は重要でも、これから先も重要であるとは限りません。
まずは重要度を3つに分け、ファイリングなどで保管しておきます。そして定期的にその重要度を見直しましょう。過去には重要だった書類や資料でも、年月が経てば重要度が下がるものもあります。そうした書類や資料は捨てていくことでデスク周りが片付いていきます。
書類整理のコツ・方法⑦横置きではなく縦置きを習慣化する
書類整理のコツ・方法7つ目は「横置きではなく縦置きを習慣化する」です。大型のリングファイルや本などの資料に関しては横に積み上げるのではなく、縦に置くことで取り出しやすくまた整理もしやすくなります。
横置きだとどうしても上にある資料やファイルをどかしてからでないと目的のものに到達できませんが、縦置きならスッと取り出せます。また書類の収納アイディアについては以下の記事でも紹介しているので参考にしてみましょう！
書類整理のおすすめアイディアグッズ6選
書類整理のおすすめアイディア術グッズ①レターケース
書類整理のおすすめアイディア術グッズ1つ目は「レターケース」です。このレターケースは下段が一番大きいサイズになっているので、重要な書類を多く保管することができます。全部で4段あるので重要度順で書類が分別できます。
また同じようなレターケースなら書類がそれぞれの段で分けられるので、一目でどんな書類が入っているのかが分かります。ラベル付きのレターケースならわざわざラベルを買わずに済むのも良い点ですね。
書類整理のおすすめアイディア術グッズ②ファイルボックス
書類整理のおすすめアイディア術グッズ2つ目は「ファイルボックス」です。このファイルボックスならそれぞれ色分けされているので、どの書類をどこに入れたかが分かります。ラベル付きなのも嬉しい点ですね。
ファイルボックスは特に1枚だけの書類や領収書の保管に適しています。また書類を一か所にまとめておけるので、デスク上が狭い時にも書類をまとめて他の場所で保管することができます。
書類整理のおすすめアイディア術グッズ③プロジェクトファイル
書類整理のおすすめアイディア術グッズ3つ目は「プロジェクトファイル」です。ノート型のファイルと違っておプロジェクトファイルは広げたときにすぐに書類が目に付くので、さっと必要な書類が取り出せます。
またクリアファイルやノートなどかさばるものもまとめて収納・整頓できるのでこれ1つで多くの書類や資料を保管することができます。持ち運びも楽にできるので、会議や授業などでも重宝するでしょう。
書類整理のおすすめアイディア術グッズ④付箋・ラベルシール
書類整理のおすすめアイディア術グッズ4つ目は「付箋・ラベルシール」です。書類をクリアファイルなど薄いファイルに保管するときなど、付箋やラベルを貼っておけば一目でどの書類がどこにあるか検索・引用することができます。
付箋やラベルをつけて仕分けておくことで、書類を重ねて保管してもすぐに取り出しやすくなります。付箋・ラベルは剥がれやすいというデメリットはありますが、書類管理に役立つアイテムです。
書類整理のおすすめアイディア術グッズ⑤仕切りスタンド
書類整理のおすすめアイディア術グッズ5つ目は「仕切りスタンド」です。仕切りスタンドは本などの資料や大きなファイルを立てて保管するのに役立ちます。そのままでは倒れてしまう本やノートなども、仕切りスタンドがあれば倒れずに済みます。
横置きに書類やファイルを置いておくと取り出すのに苦労しますが、仕切りスタンドがあれば縦置きも習慣化しやすいですね。デスクのインテリアに合わせたデザインを取り入れやすいのもメリットです。
書類整理のおすすめアイディア術グッズ⑥書類・資料に適したファイル
書類整理のおすすめアイディア術グッズ6つ目は「書類・資料に適したファイル」です。やはり書類や資料を整理整頓・保管するのにファイルは適したアイテムです。それぞれの大きさに適したファイルを使えば、かさばりも防げます。
必要な書類を一度にまとめられる、持ち運びが楽になるなどのメリットがあります。ただしあまりに分厚いファイルは書類整理が大変になるので、取り出しやすいファイルを選び取るようにしましょう。
領収書のおすすめなまとめ方は？
領収書のおすすめなまとめ方①封筒に月ごとにまとめる
領収書のおすすめなまとめ方1つ目は「封筒に月ごとにまとめる」です。領収書はかさばりやすく、また小さいものも多いため紛失することが多い書類です。これを失くさないためにも月ごとに領収書をまとめておきましょう。
使う封筒は何でも良いですが、月々の領収書数にあった大きさの封筒を選ぶことをおすすめします。あまりに小さい・大きすぎる封筒はかえってかさばる原因になるので、適切な封筒を使い仕分けしておきましょう。
領収書のおすすめなまとめ方②ノートに貼ってまとめる
領収書のおすすめなまとめ方2つ目は「ノートに貼ってまとめる」です。領収書を見やすくまとめておきたいならノート保管がおすすめです。1枚ずつノートに貼っていくのは面倒な作業ですが、それぞれのページにラベリングしておけばすぐに検索・引用することができます。
ノートに貼ってまとめる方法は手間がかかるデメリットがありますが、見やすいというメリットがあります。封筒保管に比べると一目でいつどういった領収書なのかが分かりやすいので、他に提出が必要な場合などにおすすめです。
領収書のおすすめなまとめ方③月ごとにファイリングする
領収書のおすすめなまとめ方3つ目は「月ごとにファイリングする」です。封筒やノートじゃ…という人は月ごとにファイリングしておきましょう。ファイルに入れてラベルを貼っておけばノート同様に検索・引用がしやすいです。
またファイルを色分けするのも良いアイディア術で、この色にはこの領収書と仕分けするのにも役立ちます。領収書のまとめ方も自分の使いやすい方法でまとめることが一番なので、苦にならないまとめ方できれいに保管しておきましょう！
書類整理をするメリット5選
書類整理をするメリット①書類や資料が見やすく探しやすい
書類整理をするメリット1つ目は「書類や資料が見やすく探しやすい」です。書類整理をするとデスクが片付くことはもちろん、どこに何の書類・資料が保管されているのかが分かりやすくなります。
急な会議や授業で必要になったときでも、整理整頓されていればすぐに取り出せて探す手間も省けます。書類整理がされていないデスクだと、必要な書類を見つけたいのに見つけられないという手間やストレスがかかります。
書類整理をするメリット②作業がはかどる
書類整理をするメリット2つ目は「作業がはかどる」です。書類整理をするとデスク周りはきれいに整頓されます。整頓されることでデスクに余裕ができ、ノートや資料がめいっぱい広げられ作業がはかどりアイディアも浮かびやすいです。
デスクが書類やペンなどであふれていると、ノートは広げづらく必要な書類も見当たりにくいと良いことはありません。汚いデスクでは作業効率が下がってしまうので、自分の効率を上げるためにも書類整理や整理整頓は習慣化した方が良いのです。
書類整理をするメリット③やる気が起きやすい
書類整理をするメリット3つ目は「やる気が起きやすい」です。書類は山積み、ペンも散乱しているような汚いデスクでは見ただけでやる気を削がれますよね。これに対してきれいに整理整頓されたデスクなら、作業がしやすいのでやる気が起きやすいです。
汚いデスクは整頓や掃除をしてから作業に入らなければいけないので、その分やる気が削がれてしまいます。しかしきれいに書類整理・整理整頓されたデスクならすぐに作業に入れるのでやる気が起きやすいのです。
書類整理をするメリット④評価が上がりやすい
書類整理をするメリット4つ目は「評価が上がりやすい」です。例えば会社などのデスク周りをいつもきれいに保っている人と、汚い人では上司からの評価に違いがありますよね。中身も当然大事ですが、見た目は第一印象となるので疎かにすることはできません。
またデスク周りの書類が片付いていると作業がはかどりやすいので、その分作業効率が上がることによっても評価が上向きになりやすいです。評価について悩んでいるなら一度デスク周りを見渡してみましょう。
書類整理をするメリット⑤必要なときにすぐに取り出せる
書類整理をするメリット5つ目は「必要なときにすぐに取り出せる」です。書類整理をして整頓しておけば、どこにどの書類が入っているかが分かるようになり、必要なときにはすぐに取り出すことができます。
書類が乱雑されているデスクでは取り出すにも一苦労ですが、整頓されていればそんな苦労は背負わなくて良いのです。すぐに必要な書類が見つかった方がストレスも溜まりませんから、書類整理やデスクの整理整頓は習慣化づけたいですね。
書類整理は何よりも自分のため！アイディア術で賢く整頓しよう！
書類整理は他人のためにするものではなく、主に自分のために行うものです。自分が使う書類・資料だからこそ、いつも整頓・整理しておけばストレスを溜めずに使用することができます。
書類を乱雑にしておけばいずれそのツケが自分に回ってきます。いざという時に取り出しやすい整頓をしているか、汚いままにしておくかで作業効率も自分の評価も変わってくるでしょう。
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