メールでのマナーの重要性は？
メールは取り消しがきかないコミュニケーションツール
メールのマナーの重要性は、メールが一度送信ボタンを押してしまうと、取り消しができないコミュニケーションツールであるところにあります。メールはとても便利なツールです。ボタンひとつで海外まで一瞬の速さで自分の書いた文書や資料など情報を相手に届けることができます。
しかし一度送信ボタンを押してしまうと（一旦保留し送信されるシステムでない限り）、リセットができません。間違いメールは相手に破棄してもらうようお願いするしかありません。また、自分の書いたメールがどこに転送されるかわからないので、誰が読んでも良いように、しっかりマナーを守って書かれていることが重要です。
そのほかにも特に、ビジネスの場面ですと、社内の情報を他社に送ってしまったり、他のお客様への個人的な情報の入ったメールを正しい相手ではない別の人に送ってしまったりしたら、本当に取り返しのつかない、場合によっては損害賠償にも発展するような悪い事態にも発展してしまう危険性もあります。
ビジネスでは社会人としての常識がメールで判断される
メールの機能を使いこなし、ミスを犯さないことも大事なことです。それと同時に、メールそのものの取り扱いについての正しいマナーも、大変重要視されます。マナーに気を配らないメールを書いていると、ミスに気を配らない不注意な人物と思われ、信用も失います。そのためマナーは大変大事です。
メールにおける何らかの間違いは、たとえ大きなミスにならなかったとしても、社会人としての危機管理のなさを露呈し、相手から信頼を失います。
【基本編】知っておくべき正しいメールのマナー3選！
【基本編】知っておくべき正しいメールのマナー①件名はズバリ要件で
知っておくべき正しいメールのマナー1つ目は「件名」です。件名の役割は、そのメールを他の用件のメールと区別し、たくさんのメールの中から正しいメールを探しやすくすることです。人によってはメールは1日に何十通、何百通ものメールを受け取っています。メールの件名を見れば、すぐにどの用件かわかる必要があります。
内容や用件がわかりにくい、悪いつけ方の件名メールでは、何についてのメールなのかわからないため、たくさんのメールの中に埋もれてしまう危険性があります。また、他の悪い例として、件名に「宣伝」や「お知らせ」などとだけ書くと、スパムメールやダイレクトメールと勘違いされてしまいます。
「６月商品会議日程決定のお知らせ」など何のお知らせかわかり易く書くのが正しい書き方です。また緊急の場合は件名に「至急」や「要返信」など注意書きを足して注意を促すのも基本です。
【基本編】知っておくべき正しいメールのマナー②本文は簡潔に
知っておくべき正しいメールのマナー二つ目は「本文の簡潔さ」です。メールは手紙とは違い、瞬時に相手に届く性質から、よりスピード感を求められるツールです。ビジネス的な挨拶も大事ではありますが、ビジネス文書と違いメールでは、書き出しに時候の挨拶などは省略するのが基本のマナーです。
挨拶は、「お世話になっております」「先日はありがとうございました」程度ですまし、簡略にするのもマナーです。本文の内容も、余計なことはできるだけ捨てていき、本題だけにします。できれば用件１件に１つとメールとしたほうがよいです。たくさん用件があるならその用件ごとのメールを分けて書くようにしましょう。
【基本編】知っておくべき正しいメールのマナー③署名の書き方
知っておくべき正しいメールのマナー三つ目は「署名」についてです。メールの最後には、署名を書くのがビジネスメールの正しいマナーです。署名の書き方は会社名・所属名などや役職、自分の名前と連絡先（固定の電話番号、携帯番号、メールアドレス、会社の住所）などを書くのが基本です。
メールソフトにはたいていあらかじめテンプレートとして保存してある署名をメールのたびに挿入する設定もできるようになっています。
この署名は、たとえメール本文の中で、○○会社の○○と申します、と名乗っていても、どこの誰であるかを署名でお知らせすることが必要です。メールのやり取りなので、自分のメールアドレスを相手が知っているはずですが、メールアドレスも記載必要です。
【応用編】知ってるとかっこいい正しいメールのマナー3選！
【応用編】知ってるとかっこいい正しいメールのマナー①CCとBCC
知ってるとかっこいいマナーの1つ目は「ToとCCとBCC」という3つの宛先設定です。複数の人に送信する際、宛先のアドレスを３種類の設定別にそれぞれ振り分けることができます。「To」へはそのメールを出したい主要の宛先の相手を設定します。
「CC」にはこのメールの情報を共有したい人たちをここに設定します。「CC」に設定された人たちとそのメールアドレスは、メールを送った人全員に表示されます。これはこのメールがどの人に送られて情報共有されているかわかるようにするためです。
「BCC」も「CC」と同様にメールを共有させたい人たちを設定しますが、「CC」と違い「BCC」に設定された人の情報はほかの人たちには表示されません。BCCに設定され送られた人同士も、他のBCCで送られた人の情報はわかりません。そのため、顧客などに一斉送信する際にも使われます。
【応用編】知ってるとかっこいい正しいメールのマナー②返信・転送
メールは受け取ったメールの文章をそのまま引用して返信することもできます。またそのメールを第三者にそのまま転送することもできます。しかし、その際にメールの件名や本文は変更しないのが正しい基本マナーです。
なぜなら、メールソフトによっては件名で一つのやり取りをツリー状に紐付けをしているからです。件名を変えてしまうとそのツリーが壊れてしまい、やり取りがまた別のやり取りとして篩い分けされてしまい、探しにくくなってしまうからです。
返信するときの件名につく「Re」についても、削除しないほうがよいようです。相手が返信であるということがわかるので、気づいてもらいやすいということでもあります。
【応用編】知ってるとかっこいい正しいメールのマナー③添付ファイル
メールの本文は簡潔に、詳細なことは別途添付資料を見てもらうのがビジネスメールの基本です。特に個人情報などセキュリティを強化しなければならないファイルを添付する場合は、zipなどにしたり、パスワードをかけて、後ほど改めて別のメールでzipファイルを解凍するパスワードを連絡するのがよい方法です。
また、添付したいファイルデータが大きすぎると、メールで送れないこともあります。またデータが大きいと相手のメーラーの負担にもなり迷惑です。大きいサイズのデータを送りたいときは、CloudサービスなどWEB上にアップロードし、相手にURLとパスワードを送って、ダウンロードしてもらう方法もあります。
また相手から受取ったメール内の添付ファイルは、そのメールを転送するの場合は添付ファイルごと一緒に相手へ転送できますが、返信の場合は各メールソフトの設定によっては添付ファイルを一緒に送れませんので、それぞれのメールソフトに合わせた設定の使い方を覚えることも大事です。
意外とやりがち！悪いメールのマナー例3選！
意外とやりがち！悪いメールのマナー例①説明不足な件名
悪いメールのマナー例1つ目は、「説明不足な件名」です。そのメールについての説明が足りない件名ですと、受け取った相手が、スパムメールや怪しいウイルスの恐れのあるメールだと思われてしまう可能性もあります。
悪い件名の例を下に挙げて紹介します。これらは「何のミーティング」か、何のお礼か、といった内容の具体的な部分の説明が欠けている件名や、メールの趣旨や内容が一切わからない件名です。
- ミーティングについて
- ありがとうございました
- ◯◯さんへ
- 10月31日
- ○○会社の○○です
- お知らせ
- お問い合わせ
- 緊急
- お支払いについて
悪い件名の例
意外とやりがち！悪いメールのマナー例②要点が分かりにくい
悪いメールのマナー例2つ目は、「要点がわかりにくい」メールです。悪いメールの特徴として、本文の内容が、伝えたいことの趣旨と大きく外れていることばかりがたくさん書かれていて、読みにくく、改行などがあまりなく見づらいものです。相手の読みやすさに対する配慮というマナーが欠けているのです。
意外とやりがち！悪いメールのマナー例③要望が書いていない
シンプルに簡潔に書くことはいいのですが、一方的にこちらの用件だけ伝えて、相手にそれをどうしてほしいかが抜けてしまっているメールがよくあります。日本人特有の言わなくても察することを求める文化からなのかもしれませんが、相手は送られたメールにどのようなリアクションをしてほしいか書いていないと困ります。
相手に失礼なだけでなく、こちらの要望を明確にしないと、いつまでもタスクが進捗しなかったり、相手が間違った対応をしてしまったりと、せっかくの連絡が無駄になったり、トラブルの元なってしまいます。特に相手に返信も何も要望することがない場合でも、何か相手のアクションを促す言葉が必要です。
たとえば「ご確認ください」、や「何か質問がありましたらご連絡ください」など一言書き添えることが大事です。また、本当にリアクションが不要でしたら、その旨を「本件返信は不要です」と書いてもよいです。
- 添付ファイルを送りました。よろしくお願いします。
- お待たせしました。会議の日程が以下のように決まりました。
用件のみで相手への要望がない例
シーン別メールのマナー
就職活動のメールのマナー
就職活動のメールのマナーではスピードが重要です。メールは昼夜問わずいつでも返信することができますが、就職活動などでは特に、返信はすばやく、かかっても翌日くらいには返事を書いたほうが、相手によい印象を与えます。返信も深夜とかではなく日中がよいです。また、文面もできるだけ簡潔に心がけます。
つい自分をよく知ってもらいたい、よい印象を与えたいと、丁寧に自己紹介を書いてしまうこともあるかもしれませんが、自分の話も簡潔にすることが大事です。長い自己紹介が必要でしたら、レジュメに記載して、添付ファイルで一緒に送ります。
就職活動の時の連絡のやり取りは、相手への印象を作るためにも、とても大事な場面です。メールのほか電話にも就職活動につてはマナーがあります。次の記事も参考にしてみてください。
ビジネスにおけるメールのマナー
ビジネスメールの書き方は社会人スキルのひとつといっても過言ではありません。マナーは相手の立場に立って読みやすい、わかりやすいメールを丁寧に書くということが基本です。それと相手の会社名、お名前などしっかり間違えずに書き、自分もきちんと名乗ることも重要です。
ビジネスのメールは資料の送付、確認、スケジュール調整のメールが多いと思います。特に日程の確認や期日のあるものに対しては、変更や、相手から反応がなければリマインダー送ったり、日程管理が重要となります。スケジュール帳などでの別途管理が必須です。次の記事のスケジュール帳についても参考にしてください。
メールの正しいマナーを身に着けた大人になろう！
電話もそうですが、メールも相手の顔が見えない中でのコミュニケーションです。また文書を送りつけるだけなので、電話よりも一方的になりやすい為、相手への印象を浴するためにはメールではマナーをしっかり守る必要があります。
しかし、その分マナーは定型的に決まっていて共通ルールなので、そこを押さえてしまえば、難しいことはありません。ですので、この機会にしっかり基本に従ってメールが送れているか見直してみて、自身のメール伝達術に磨きをかけてみましょう。
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