FAXの基本マナーチェック！あなたの行動は正しい？悪い？

FAXでのマナーの重要性は？

FAXはビジネスにおけるコミュニケーションツールの基本

自宅に固定電話が少なくなっているので、FAXを使ったことがない人もいるでしょう。しかし社会人として働き始めると、メール、電話、FAX、郵便などをコミュニケーションツールとして頻繁に利用します。つまり、これらの基本的なマナーを正しく身に付けることは、社会人にとっては当たり前のことだといえます。

FAXの正しい送り方を身に付けて仕事を円滑に進める

FAXはコミュニケーションの手段ですから、見えなくてもその先には相手がいます。FAXの送り方ひとつで、相手とのやり取りがスムーズにできるかどうかが変わるでしょう。お互いに気持ちよく仕事をするためには、基本となる正しいマナーを身に付けていることが大切です。

【基本編】知っておくべき正しいFAXのマナー3選！

知っておくべき正しいFAXのマナー①送付状か送信表を添える

相手先に文書だけをFAXするのは失礼に当たります。必ず一緒に送付状または送信表を添えましょう。書類を郵送するときには送付状を添えますが、FAXの場合も同様で1枚目に添えるのが基本マナーです。

送付状もしくは送信表のテンプレートがあれば、それを使いましょう。テンプレートがない場合には、自分で作成する必要があります。パソコンで作成するか、手書きでも大丈夫です。無料のテンプレートなどもあるので、それを利用するのも良いでしょう。では、送付状または送信表に記載する項目についてお伝えします。

FAX送付状または送信表に記載する項目

• 送信年月日
• 送信先の情報（相手の会社名、所属部署名、担当者名、FAX番号）
• 送信元の情報（会社名、所属部署名、担当者名、FAX番号、連絡先電話番号）
• 件名と用件（何を送ったのか）
• 送信枚数
• 挨拶文（ビジネスマナーとして簡単な挨拶文）
• 必要があれば補足説明などを加える

知っておくべき正しいFAXのマナー②ページ番号を入れる

送信枚数がきちんと分かるように、ページ番号を入れましょう。特に複数枚を送る場合には、資料や文書に抜けがないか確認するのに役立ちます。トラブルを防ぐためにも必要な基本マナーです。

知っておくべき正しいFAXのマナー③送達確認は基本マナー

FAXを送ったらきちんと届いたかどうかの電話確認をしましょう。これもトラブルを防ぐために大切なことです。また、届いたかどうかだけではなく、ページの抜けや見づらい文字がないかなども併せて聞いておくとより丁寧でしょう。

【応用編】知っているとかっこいい正しいFAXのマナー3選！

知っているとかっこいい正しいFAXのマナー①事前に電話連絡する

FAXの送り方で望ましいのは、送信前と後の両方に電話をすることです。相手の都合も分かりますし、FAXのやり取りがあることを共有できていれば、仕事の流れもよりスムーズになります。万が一、機器の不具合でFAXの送受信どちらかに問題があっても、素早い対処ができるでしょう。

知っているとかっこいい正しいFAXのマナー②読みやすいように工夫する

送る書類や文書の文字が小さい、見えづらい色が使用されている、そういった場合は受信しても読みづらいことがよくあります。相手に配慮するのもマナーです。文字が小さければ事前に拡大する、見えづらい色は変更するなどの対処をしてから送りましょう。

知っているとかっこいい正しいFAXのマナー③FAXを送る時間帯に注意

会社であれば業務時間内に送信するのが正しいマナーです。しかし、自宅や個人事務所などにFAXをすることもあるでしょう。その場合は、相手の迷惑になるような時間帯は避けてFAXを送ります。FAXと電話番号が同じだと、一定時間は呼び出し音が鳴ることもあります。相手の迷惑にならないよう注意しましょう。

意外とやりがち！悪いFAXのマナー例3選！

意外とやりがち！悪いFAXのマナー例①ファックス用紙の無駄遣い

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郵送の場合は必要な書類や文書を準備して相手に送ります。しかし、FAXは相手側で受信してはじめてファックス用紙を使います。つまり、FAXを送るということは「相手のファックス用紙やインクなどを使っている」ということです。ですから、事前に承諾も得ず大量のFAXを送れば相手の迷惑になります。

何も考えずに大量のFAXを送るのは悪いマナーです。しかし、事前に連絡をして確認するひと手間は、正しいマナーだといえます。同じ間違いはしないように、悪いマナーを減らしていきましょう。

意外とやりがち！悪いFAXのマナー例②ファックス用紙の裏表送信ミス

FAXの機種によってファックス用紙を入れる向きは違います。まったくミスをしない人はいませんから、たまたま逆に送って相手先に白紙が届いた、ということもあるでしょう。

会社内のFAXが全て同じ機種とは限らないので、普段とは違うFAXから裏表を誤って送信することも考えられます。大抵は向きの表示があるので、確認しないのは悪い癖です。送る前にきちんと表示を見るようにしましょう。

意外とやりがち！悪いFAXのマナー例③重要な書類を送信

重要な書類とは、例えば個人情報や機密情報が含まれているものです。そうした書類や文書は通常FAXで送ることはありません。FAXは不特定多数の人に見られる可能性があるからです。情報漏洩のリスクが高い悪い行動だと意識しておきましょう。

こんなところも気をつけよう！FAXのマナーと送り方

ここも気をつけよう！FAXマナー①FAX送付状または送信表の誤字脱字

FAXに限ったことではなく、名前や会社名が間違っていたら気分の良いものではありません。ビジネスの相手なら尚更です。送付状や送信表は手書きでもパソコンで作成しても大丈夫です。今はパソコンで作成することが多くなっていますね。

そこで気をつけたいのが「変換ミス」です。注意していないと見逃してしまいがちなので、大事なポイントになります。相手との良好な関係作りに影響しないよう気をつけましょう。

ここも気をつけよう！FAXマナー②FAXのページ番号のふり方と枚数

FAXを送信する際には、送付状または送信表を1枚添えて、おおよそ10枚以内にすることが良いとされます。あくまで一般的なことなので、会社によっては「10枚は多い」ということもあるでしょう。事前連絡も兼ねて送っても良い枚数かどうか確認しましょう。

複数枚を送信する際にはページごとに番号をふりますが、「1,2,3」ではなく「1/10、2/10、3/10」のように合計枚数の何枚目かが分かるようにします。もちろん送付状または送信表にも枚数は記載しますが、トラブルを防ぐための対策は複数あるほうが効果的です。

ここも気をつけよう！FAXマナー③FAX番号の確認は最低でも2度行う

誤送信を避けるためにも、FAX番号の確認は何度か行うことがマナーです。頻繁にFAXのやり取りをする相手はほとんどの場合は登録されています。登録されている宛先と番号を確認してFAXを送信しましょう。

手入力が必要な場合は、最低でも2度は番号を確認してください。入力した番号と送付状（送信表）の番号を指差し確認します。そのときは、番号を声に出して読み上げましょう。テスト送信をするとより確実です。

会社によっては他の社員と2人で、番号確認をすることが義務付けられている場合もあります。トラブル回避のための対策です。それほどFAX番号の確認は重要なことだと認識しましょう。

FAXを受け取るときの基本マナー

送付状または送信表に記載されている通りに届いているか確認する

FAXが届いたら送付状（送信表）を確認しましょう。送付状（送信表）に記載されている通りの枚数が揃っているか、不鮮明な部分がないかなどをチェックします。誰に届いたFAXなのか宛名も確かめてください。

FAXが届いたことを相手に伝えるのが正しいマナー

宛名が自分だった場合は、相手にFAXが届いたことを知らせる電話をかけましょう。時間を見計らって相手から先に確認の電話がくることもあります。まだ確認が済んでいなければ、すぐにFAXが届いているか見に行きましょう。

宛名が自分以外の誰かなら、その人に直接FAXを渡しましょう。少しの間だけ席を外しているときなどは、メモを残して知らせるようにします。急ぎの内容だったり担当者が不在だったりした場合は、代わりに電話をしてその旨を伝えましょう。また、念のために上司にも報告しておくと安心です。

FAXが届いたらすぐに確認する

FAXのやり取りが多い、忙しくてなかなか手が回らない、そうした理由から確認が遅れることもあります。しかし、届いたファックス用紙はすぐに確認しましょう。ページが抜けていたり読めない部分があったりすれば、早めに連絡をする必要があるからです。届いてすぐなら相手にも連絡が取れやすく、早く対応ができます。

FAXを受け取るときの悪いマナー

ファックス用紙を放置しない

FAXの放置はトラブルの原因です。届いたファックス用紙は多くの人の目に触れることから、情報漏洩の原因にもなりかねません。また、大量のFAXが届けばファックス用紙が切れてしまうことも考えられます。

できれば、自分宛てではなくても担当者に届ける心配りがあると良いでしょう。一緒に働く一人ひとりが同じように行動すれば、悪い習慣は消えていきます。そうすればFAXが原因のトラブルは減るはずです。

誤送信されてきたファックス用紙を放置しない

誤ってFAXが送信されてくることもあります。連絡先が分かるなら、送信元に知らせてあげましょう。FAXの誤送信を他人事と考えてはいけません。誰にでも起こりうるミスだからです。

万が一、こちらが誤送信してしまったらどうでしょうか。相手先が教えてくれなければ、誤送信したことに気がつかないかもしれません。誤りは放置せずに伝える、そうした気遣いもマナーのうちです。

返信に時間をかけない

送られてきたFAXに対して、返信が必要なことがあります。急ぎのFAXはもちろんですが、それ以外の場合も早めに返信しましょう。相手から催促の電話をもらうことがないようにしてくださいね。

届いたファックス用紙にそのまま書き込んで送る場合は、自分の名前についた「様」などの敬称を二重線で消します。返信したものだと分かるように、一筆添えて送信すると丁寧です。

FAXの正しいマナーを身に付けた大人になろう！

FAXの送り方や受け取り方などのマナーについてお伝えしてきました。FAXを利用する機会があまりなかった人や新社会人の方は、「どうして送るだけなのにマナーがあるのか」と、疑問を感じる方もいるようです。

マナーは相手に配慮する礼儀であり、あなたや会社の印象を左右するものです。そして正しいマナーを身に付ければ、自然に悪い習慣は減り、トラブルやミスから自分を守ることにもつながるでしょう。

1枚のファックス用紙が原因で、大きなトラブルに発展することもあります。基本のマナーをしっかりと守っていれば、そうしたトラブルの多くを未然に防げるはずです。正しいFAXマナーを身に付けて、ぜひ仕事に活かしてくださいね。

社会人になると自分だけの名刺ができます。自分の名刺を渡すということは「責任を持つ」ということです。ビジネスシーンで経験する名刺交換の正しいマナーを身に付けるのも大切なことですね。社会人の基本として、名刺交換に関する記事もぜひ参考にしてください。

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